PRIVACY POLICY
個人情報保護方針
株式会社グロップジョイ（以下、当社という）は、総合アウトソーサーおよび総合人材サービス業等を事業として提供する企業として、
お預かりした個人情報を安全に管理することが、当社にとって最も重要な命題であると認識しております。
当社は、この社会的責任を果たしていくために以下の個人情報保護方針を定め、役員及び全ての従業者は、
この方針に従い個人情報の適正な取り扱い、管理、維持に誠心誠意努めてまいります。
方 針
1, 個人情報の取得、利用及び提供
当社は、個人情報保護を適切に行うため、事業目的を達成する範囲内で、事前に利用目的を明確にし、個人情報の取得、利用、提供および預託を行います。また、個人情報の目的外利用は行いません。同時に、個人情報の目的外利用を防止するための措置を確立いたします。
2, 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守
当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
3, 個人情報の適正な管理
当社は、個人情報の正確性および安全性を確保するため、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めるとともに、情報通信技術および管理組織体制の両面から合理的な安全対策を講じて、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損などの防止及び是正を行います。
4, 個人情報保護マネジメントシステムの策定と継続的改善
当社は、役員及び全ての従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実施し、維持し、継続的に改善いたします。
5, 個人情報に関するお問い合わせ先
当社は、開示、訂正、利用停止等のお申し込みや、個人情報保護に関する苦情・相談等および、個人情報保護方針に関するお問合せについて、適切かつ迅速に対応いたします。
お申し込みやお問合せは以下に記載の窓口までご連絡下さい。
個人情報保護相談室 Email：privacy@gropjoy.co.jp
制定日：平成24年12月1日
最終改訂日：令和5年11月21日
株式会社グロップジョイ
岡山県岡山市東区中尾440番地
代表取締役
楠戸正人
個人情報の取り扱いについての公表事項
株式会社グロップジョイ 令和5年11月21日
株式会社グロップジョイおよび各グループ会社は、取引先企業からお預かりした個人情報を保護するため、ならびに当社の事業活動に関連する個人情報を保護するため、｢個人情報保護方針｣に基づく活動を展開し、遵守いたします。
1, 当社の保有している個人情報とその利用目的について
当社の保有している主な個人情報とその利用目的は以下の通りです。ご本人から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度利用目的を明示致します。それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、以下の利用目的の範囲内で取り扱います。
保有する主な個人情報
2, 保有個人データの安全管理のために講じた措置
3, 個人情報の第三者提供について
当社は、保有する個人データを適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
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法令に基づく場合
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人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
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公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
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国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
-
当社は、特定の第三者との間で個人データを共同利用する場合は、直接ご本人に、個人データを特定の者との間で共同して利用する旨、共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的、および当該個人データの管理について責任を有する者の名称を通知するか、あるいは本ホームページで公表します。
【保有個人データを共同して利用する旨】
当社は、業務請負、人材派遣、有料職業紹介を行う当社のグループ会社と個人データを共同利用することがあります。
【共同利用する個人データの項目】
「氏名」、「生年月日」、「性別」、「社員ＩＤ」、「住所」、「電話番号、メールアドレスなどの連絡先」など本人が同意して提供した登録カードに記載されている個人情報及び勤務先などの労務派遣情報
※「個人番号」はいかなる場合も共同利用いたしません。
【共同利用する者の範囲】
業務請負、人材派遣、有料職業紹介を行うグループ会社（株式会社グロップ、株式会社ヒューマンアイおよび株式会社グロップエスシー）
【共同利用する者の利用目的】
業務請負、人材派遣、有料職業紹介などの人材サービス提供のため
【共同して利用する個人データの管理について責任を有する者の名称】
株式会社グロップジョイ（直接個人情報を取得した企業）
【取得方法】
ＶＰＮを通じた電子情報・FAX
※グロップ、ヒューマンアイおよびグロップエスシーのそれぞれで直接個人情報を取得した従業者の方は、グロップジョイと共同利用する場合があります。
4, 保有個人データについて
当社の保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）、ならびに第三者提供の記録の開示を希望される場合は「個人情報の開示等のご請求について」をご覧ください。
※ 封入封緘、テレマーケティング、イベント会場運営などの委託された業務を行うために取得した（委託された）個人情報については、当社に開示等の権限はありません。
（1）事業者の名称
株式会社グロップジョイ
（2）個人情報保護管理者
業務部 PMS管理者 坪田英孝
連絡先については、下記（4）の[株式会社グロップジョイ 個人情報保護相談室]を
ご覧ください。
（3）当社の保有個人データの利用目的
1，業務請負・人材派遣の労務管理
2，採用の検討及び決定、派遣先とのマッチング
3，就業管理、給与支払い、業務管理、人事管理
4，番号法（マイナンバー法）にもとづく行政手続きのため
①給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
②雇用保険届出事務
③健康保険・厚生年金保険届出事務
④労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
5，労働安全衛生法の定めによる健康診断の実施と管理のため
6，その他法律や規則に従って、会社が利用又は官公署へ届出するため
7，問い合わせへの対応
8，委託先の管理
9，株主管理などの株主実務
10，個人情報保護マネジメントシステムの運用のため
（4）保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先
・当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合せは下記までお寄せください。
株式会社グロップジョイ 個人情報保護相談室
Email：privacy@gropjoy.co.jp
（5）当社が所属する認定個人情報保護団体について
当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
・認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
・苦情解決の連絡先
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話： 03-5860-7565 または 0120-700-779
5, 個人情報の開示等のご請求について
詳しい開示等の求めに応じる手続きは下表の「申し込み・問い合わせ先」までご連絡ください。折り返し当社より必要書類を郵送いたします。なお、本人および代理人の確認のために免許証やパスポートを求める場合がございます。その際、機微な個人情報である本籍地などが掲載されている場合は当該個所を塗りつぶして所定の手続きにて送付していただきます。
（1）開示請求等の受付窓口について
9, 委託された個人情報
委託元より取得した情報の管理、受託業務遂行のため
8, PMS記録
個人情報保護マネジメントシステムの運用のため
7, 株主情報
株主管理などの株式実務
6, 問い合わせ情報
問い合わせへの対応・回答、当社サービス等に関する案内
5, 顧客情報
通信販売事業の商品発送、問い合わせの記録、購入情報管理
4, 委託先情報
委託先の選定、企業情報、取引管理業務、信用管理業務
3, 従業員情報
入退社手続き業務、社会保険関連業務、安全衛生管理、福利厚生管理、給与支払い、
人事評価管理、教育・研修の実施、キャリア支援業務、相談の記録、
個人に属する資格・免許、寮又は社宅利用手続き、満足度等アンケート業務、
業務上の連絡、災害発生時の緊急連絡、
当社事業目的に関する意見・要望の聴取及びこれらに準ずる業務の遂行
2, 登録情報
登録手続きのための連絡・受付、面接日時の連絡、面接・選考、
派遣先等へのスキル・資格の照会、メール配信、当社からの情報提供、マイページ管理
応募者情報管理
1, 労務派遣情報
取引先としての選定業務、営業情報、契約締結業務、取引管理業務、信用管理業務、
セミナー等情報提供業務、請求処理
個人情報の適切な取扱いの確保のため、関係法令及びガイドライン等の遵守並びに質問及びご指摘への対応等に関する基本方針を策定しています。
1.基本方針の策定
個人情報の、取得、利用、保存、提供、削除及び廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、担当者及びその任務等について定める個人情報の取扱いに関する規程を整備しています。
また、外部委託に関する規程及び漏えい等への対応の段階における取扱規程も整備しています。
2.個人データの取扱いに係る規程の整備
個人データの取扱いに関する管理責任部署及び同管理責任者を設置した他、弊社の各部門に個人データ管理者を設置しています。
同管理者は、当該部門の役職員等が管理する個人データについて、取扱状況を把握するために台帳を作成し、定期的に規程に定める自己点検を実施します。
また、管理責任部門は、必要に応じて、取扱状況に関する規程に定める監査を実施します。
加えて、就業規則等における安全管理措置の整備、個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用及び漏えい事案等に対応する体制の整備を行います。
3.組織的安全管理措置
管理責任部門において、役職員等に対し、個人データの取扱いに関する留意事項を含めた社内研修を実施し、安全管理等の周知徹底、教育及び訓練をしています。
さらに、従業員との間で個人データの非開示契約を締結するとともに、従業員の役割や責任を明確化し、また従業員による個人データ管理手続の遵守状況の確認を行います。
4.人的安全管理措置
個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等について、施錠やパスワードの設定等による管理を行い、もって盗難や紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事務所内の移動を含め、当該機器等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
5.物理的安全管理措置
個人データの利用者の識別及び認証を行った上で、利用者へのアクセス権限を制限及び管理し、利用者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定する等の措置を講じています。
また、個人データへのアクセス及び同システムの監視及び監査を行うなど、個人データの漏えいやき損等を防止するための策も講じています。
6.技術的安全管理措置
保有個人データ
申し込み・問い合わせ先
1, 労務派遣情報
登録先オフィスの部門責任者
2, 登録情報
登録先オフィスの部門責任者
3, 従業員情報
登録先オフィスの部門責任者
4, 委託先情報
登録先オフィスの部門責任者
5, 株主情報
委託先（親会社の経理・財務課）の責任者
6, PMS記録
個人情報保護相談室
・ご連絡は、お電話・お手紙・電子メールでお願いいたします。
・各オフィスの電話番号・住所は、[オフィス一覧ページ］を参照してください。
その他のお問い合わせは privacy@gropjoy.co.jp までお問い合わせください。
※保有個人データの利用目的の通知及び保有個人データの開示請求に係る手数料は1,000円です。
・個人情報に関する開示等のご請求は、お送りした当社所定の申請書に必要事項をご記入いただき、ご本人確認
用の必要書類を添付のうえ、最初にご連絡を頂いた上表の「申し込み・問い合わせ先」宛にご郵送ください。
※直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
（2）ご提出いただく書類
個人信用情報（金融・資産・口座番号）、暗証番号、特定の機微な情報の場合。
ご本人からの請求の場合は以下の書類をお送り下さい。
・当社から郵送した「開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入および“実印”による押印をしたもの。
・ご本人の身分を証明する書類（免許証・パスポート・健康保険証など）のコピー。
・本人の印鑑証明書。
・手数料として1,000円分の切手または郵便定額小為替。
法定代理人からの請求の場合は上記に加え以下の書類をお送り下さい。
・法定代理人の身分を証明する書類（免許証・パスポート・健康保険証など）のコピー
・法定代理人であることを証明する書類（戸籍謄本、登記事項証明書など）の原本
※開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。
任意代理人からの請求の場合は上記に加え以下の書類をお送り下さい。
・委任状
（任意様式。ただし本人の署名・“実印”による押印・住所、および任意代理人の氏名・住所の記載・“実印”による押印は必須）
・任意代理人の印鑑証明書
・任意代理人の身分を証明する書類（免許証・パスポート・健康保険証など）のコピー。
前項以外の情報：基本情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、勤務先など、利用サービス内容、契約条件、およびその他情報）の場合。
ご本人からの請求の場合は、登録されている電話番号やメールアドレスへのコールバックによって本人確認をいたします。
法定代理人からの請求の場合には以下の書類をお送り下さい。
・当社から郵送した「開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入および押印したもの
・本人および法定代理人の身分を証明する書類（免許証・パスポート・健康保険証など）のコピー各１通
・法定代理人であることを証明する書類（戸籍謄本、登記事項証明書など）の原本１通
任意代理人からの請求の場合には以下の書類をお送り下さい。
・当社から郵送した「開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入および押印したもの
・委任状（任意様式。ただし本人の署名・押印・住所、および任意代理人の氏名・住所・押印は必須）
・本人および任意代理人の身分を証明する書類（免許証・パスポート・健康保険証など）のコピー各１通
6, 改訂
本公表事項については改訂することがあります。改訂した場合は、改訂内容を公表することによってお知らせいたします。
以上
「個人情報保護方針」に関するお問合せは、本社個人情報担当（privacy@gropjoy.co.jp）で受け付けております。
なお、ウェブサイトを通じてご提供頂いたお客様の個人情報の開示、訂正、削除等に関するご質問・お問合せについては、お客様が個人情報を書き込まれたサービス部門画面のお問合せ窓口にて承ります。
